Prozessoptimierung im Bankwesen: Lean Six Sigma als Schlüssel zur Verbesserung des Covenant Monitorings

Branche: Finanzwesen
Abteilung: Abteilung für Covenant Monitoring
Finanzieller Nutzen: 40.600.000 USD (36.357.300€)
Projektdauer: 4,5 Monate (Q1 und Q2 2024)
Projekttyp: Black Belt Projekt

In der heutigen, hart umkämpften Finanzwelt ist es entscheidend, effizient zu arbeiten. Banken haben oft mit komplexen Prozessen wie dem Covenant Monitoring zu tun, bei dem es darum geht, sicherzustellen, dass Kreditnehmer die Bedingungen ihrer Darlehen einhalten. Bei einer Bank führten Verzögerungen in diesem Prozess dazu, dass der Service darunter litt. Genau hier kommt Lean Six Sigma ins Spiel – eine bewährte Methode, die Abläufe optimiert und unnötige Arbeitsschritte eliminiert. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie ein Lean Six Sigma Black Belt Projekt die Verzögerungen und Ungenauigkeiten im Covenant Monitoring einer Bank erfolgreich beseitigen konnte – und welche Lehren dabei gezogen wurden.

Das Problem auf den Punkt gebracht

Das große Problem waren die langen Bearbeitungszeiten bei Anfragen zum Covenant Monitoring, die von regionalen Managern und Kreditsachbearbeitern gestellt wurden. Zu Beginn des Projekts dauerte es im Schnitt 9,78 Tage, bis auf Anfragen reagiert wurde – viel zu lange in einer Branche, die schnelle Reaktionen verlangt. Hinzu kamen Fehler in den Rückmeldungen, die weitere Probleme nach sich zogen. All das beeinträchtigte die Fähigkeit der Bank, effizient und gesetzeskonform zu arbeiten.

Das Projektteam, angeführt von einem Black Belt, hatte sich ein klares Ziel gesetzt: Die Bearbeitungszeit sollte auf unter sieben Tage reduziert und gleichzeitig die Fehlerquote minimiert werden. Der stellvertretende Abteilungsleiter des Covenant Monitoring unterstützte das Projekt voll und ganz und stellte die nötigen Ressourcen bereit.

Das richtige Team an Bord holen

Für den Erfolg eines Lean Six Sigma Projekts ist es entscheidend, die richtigen Leute im Team zu haben. In diesem Fall bestand das Team aus Experten der Covenant Monitoring Abteilung, darunter ein Mitarbeiter mit ausgeprägten Excel-Automatisierungskenntnissen und jemand, der eine Yellow Belt Schulung absolviert hatte. Diese Mischung aus Fähigkeiten war Gold wert, da das Team Daten analysieren, Prozesse kartieren und effiziente Lösungen entwickeln musste.

Besonders wichtig war die Zusammenarbeit im Team. Der Verantwortliche für den Prozess war hochmotiviert, die Probleme zu lösen, und durch die direkte Einbindung der Mitarbeiter konnten echte Herausforderungen schnell erkannt und gemeistert werden.

Der Lean Six Sigma Ansatz

Das Projekt folgte der DMAIC-Methode – das steht für Define, Measure, Analyze, Improve, Control. Dieser strukturierte Ansatz half dabei, jeden Aspekt des Prozesses genau unter die Lupe zu nehmen und Lösungen systematisch umzusetzen.

• Define-Phase: Mit Tools wie SIPOC und Value Stream Mapping kartierte das Team den Covenant Monitoring Prozess und deckte dabei Engpässe und Kommunikationsprobleme zwischen den Abteilungen auf.
• Measure-Phase: Hier sammelte das Team Daten, um die durchschnittliche Bearbeitungszeit und die Fehlerquote zu ermitteln. Die anfängliche Prozessqualität wurde mit einem Sigma-Level von 3,88 gemessen, was deutliches Verbesserungspotenzial aufzeigte.
• Analyze-Phase: Mithilfe von Ishikawa-Diagrammen und Pareto-Analysen fand das Team heraus, dass Kommunikationsprobleme und eine unnötig komplizierte Arbeitsabfolge die Hauptursachen der Verzögerungen waren.
• Improve-Phase: Das Team automatisierte mehrere Arbeitsschritte und führte standardisierte Rückmeldetools ein, was die Bearbeitungszeit erheblich verkürzte und die Fehlerquote reduzierte.
• Control-Phase: Um sicherzustellen, dass die Verbesserungen nachhaltig bleiben, wurden neue SOPs eingeführt und regelmäßige Audits durchgeführt.

Herausforderungen und Erkenntnisse

Wie bei jedem Veränderungsprojekt gab es auch hier Stolpersteine. Es gab anfangs Widerstand von einem stellvertretenden Abteilungsleiter und Datenschutzbedenken seitens der Personalabteilung, die die Datenerhebung erschwerten. Durch gezielte Kommunikation und das Aufzeigen der Vorteile des Projekts konnte jedoch die nötige Unterstützung gewonnen werden.

Eine wichtige Erkenntnis war, dass kontinuierliche Kommunikation innerhalb des Teams sowie die Rückendeckung des Managements entscheidend für den Erfolg sind. Auch die frühzeitige Einbindung der Prozessverantwortlichen und Endanwender erwies sich als entscheidend, um praxisnahe Lösungen zu entwickeln.

Fazit

Dieses Lean Six Sigma Projekt zeigt, wie strukturiertes Problemlösen komplexe Prozesse effizienter machen kann. Die deutliche Reduzierung der Bearbeitungszeiten und die Verbesserung der Fehlerquote verdeutlichen den positiven Einfluss von Lean Six Sigma auf die Arbeitsabläufe in Banken. Mit geschätzten Einsparungen von über 40 Millionen Dollar ist dieses Projekt ein eindrucksvolles Beispiel für den Einsatz von Lean Six Sigma in der Finanzbranche.