Eines der vielen Werkzeuge in der Lean-Toolbox ist die 5S-Methode. Die 5S-Methode hat ihren Ursprung in einer japanischen Managementphilosophie und bezieht sich auf die fünf japanischen Wörter, die das Reinigen oder Aufräumen beschreiben. Denken Sie daran, dass die 5S-Methode mehr ist als nur ein Werkzeug, sondern auch eine Denkweise widerspiegelt, nämlich die eines organisierten Denkprozesses, der sich in der Anwendung des Werkzeugs an Ihrem Arbeitsplatz widerspiegelt. Im Rahmen von Lean wird diese Methodik und Denkweise gezielt eingesetzt, um den Arbeitsplatz effizienter zu gestalten, wodurch eine Grundlage geschaffen wird, auf der eine kontinuierliche Verbesserung möglich ist. Das bedeutet letztlich, dass auch die Leistung der Unternehmen positiv beeinflusst wird!
WIE ES FUNKTIONIERT
Um die 5S-Methode anzuwenden, müssen Sie die 5 Schritte befolgen, aus denen die Methode besteht. Wie es bei Lean-Tools sein sollte, ist es wirklich so einfach. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, werden wir im Folgenden jeden der 5 Schritte beschreiben.
SEIRI: TRENNEN UND SORTIEREN
Viele Arbeitsplätze sind voll mit Gegenständen, die selten oder nie benutzt werden. Die Menschen neigen einfach dazu, Dinge zu sammeln. In diesem ersten Schritt werden Sie feststellen, welche Gegenstände für die anstehenden Aufgaben tatsächlich notwendig sind. Wählen Sie einen Bereich aus, mit dem Sie beginnen, und versehen Sie jeden Gegenstand, der für den Vorgang nicht benötigt wird, sich nicht am richtigen Ort befindet oder nicht in der richtigen Menge vorhanden ist, mit einem Etikett oder Aufkleber. Alle diese Gegenstände werden dann in einen zentralen Sammelbereich gebracht. Sie können diesen Bereich nur verlassen, wenn jemand sie tatsächlich gebrauchen kann und will. Auf diese Weise werden die Gegenstände dorthin verteilt, wo sie gebraucht werden. Gegenstände, die nach einer bestimmten Zeit, z. B. einem Monat, nicht abgeholt werden, können entfernt, recycelt oder anderweitig entsorgt werden.
SEITON: ORDNEN UND ORGANISIEREN
Im nächsten Schritt geht es darum, den Dingen einen festen Platz in Ihrem Arbeitsbereich zu geben. Entfernen Sie zunächst alle verbleibenden Gegenstände und stellen Sie sie ein Stück weit weg. Dann kategorisieren Sie alle Gegenstände nach der Häufigkeit ihrer Verwendung. Stündliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Kategorien können ausreichen, aber Sie können auch Kategorien erstellen, die zu Ihnen und Ihrem Team passen. Nach dieser Kategorisierung können Sie die am häufigsten verwendeten Gegenstände am nächsten zu dem Ort platzieren, an dem sie gebraucht werden. Die anderen Gegenstände werden weiter weg platziert.
Jetzt, wo alle Gegenstände an den richtigen Stellen platziert sind, müssen Sie dafür sorgen, dass sie nach Gebrauch wieder dorthin zurückgebracht werden. Kombinieren Sie dies mit einem visuellen Management, bei dem Sie mit Farbe Linien auf den Boden malen, wo die Farbdosen stehen sollen, oder die Werkzeuge an die Wand zeichnen, um eine visuelle Erinnerung an ihre Platzierung zu schaffen. In Büroräumen spiegelt sich Seiri zum Beispiel stark in der Clean Desk Policy wider.
SEISO: SAUBER
Nachdem alles Unnötige entfernt und der Rest organisiert wurde, ist es an der Zeit, dafür zu sorgen, dass der Arbeitsplatz sauber ist und bleibt. Die erste gründliche Reinigung ist einfach, aber es ist weit weniger einfach, dafür zu sorgen, dass es sauber bleibt. Um die Sauberkeit des Arbeitsplatzes zu gewährleisten, ist es unerlässlich, dass Sie einen Reinigungsprozess erstellen und dass Sie und Ihre Kollegen sich anschließend daran halten. Saubere Arbeitsplätze sind sicherer, produktiver und laufen reibungsloser, sparen Sie also nicht an diesem Schritt! Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie nach einer gründlichen Reinigung diesen Bereich als Ihren eigenen betrachten!
SEIKETSU: STANDARDIIEREN
Jetzt werden Sie an der Standardisierung arbeiten, indem Sie einen einheitlichen Ansatz für die Art und Weise der Ausführung von Aufgaben und Verfahren schaffen. Das erste Ziel besteht darin, Grundregeln für den Arbeitsplatz festzulegen, bei denen die 5S-Aufgaben in die regulären Arbeitsaufgaben integriert werden.
Beim zweiten Ziel geht es um Prävention. Stellen Sie klare Regeln auf, um die Anhäufung unnötiger Gegenstände, die Unterbrechung von Verfahren und die Verunreinigung von Maschinen oder Materialien zu verhindern. Bauen Sie Strukturen auf und stellen Sie Regeln auf, um sicherzustellen, dass Sie diese beiden Ziele von Seiketsu erreichen.
SHITSUKE: AN DEN VERÄNDERUNGEN FESTHALTEN
Der letzte Schritt ist wahrscheinlich der schwierigste der 5S-Methode. Das Festhalten an den vorgenommenen Änderungen ist nicht ganz einfach, denn es geht hier um das Verhalten. Das Ziel von Shitsuke ist es, die vorherigen 4 Schritte beizubehalten und sie zur Gewohnheit werden zu lassen. Menschen zögern im Allgemeinen, sich zu ändern, und es kann schwierig sein, festgelegte Verhaltensweisen zu ändern.
Um es einfacher zu machen, gibt es viele Dinge, die Sie tun können. Versuchen Sie, Bilder von der gewünschten Situation zu machen, Newsletter oder Leitfäden zu erstellen, Team- und Management-Audits durchzuführen und Versammlungen zu planen, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team die vorgenommenen Änderungen beibehalten!
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