8 Leitlinien für ein erfolgreiches Pilotprojekt

Wenn wir an Verbesserungen arbeiten, können wir uns oft nicht der Tatsache entziehen, dass vorgeschlagene Lösungen oder Lösungswege unterschiedlich gesehen werden. Die verschiedenen beteiligten Parteien haben möglicherweise unterschiedliche Vorstellungen und/oder es sind unterschiedliche Interessen im Spiel. Nichts ist uns fremd. Letztendlich wird man sich entscheiden müssen: Entscheiden wir uns für Lösung A oder wäre Lösung B besser? Um diese Frage gründlich und gut zu beantworten, können wir auf ein mächtiges Instrument zurückgreifen: den Piloten.

Das Pilotprojekt ist ein (vollständiger oder teilweiser) Test einer vorgeschlagenen Lösung, den wir in kleinem Maßstab durchführen, um die Auswirkungen dieser Lösung besser zu verstehen. Darüber hinaus können wir aus den Erfahrungen des Pilotprojekts lernen und die Lösung in größerem Maßstab effektiver umsetzen. Im Allgemeinen wird viel Zeit und Energie (d. h. Geld) für die Umsetzung von Lösungen aufgewendet. Wenn wir die Auswirkungen der Lösung im Voraus gut einschätzen können, bevor wir sie in großem Maßstab einführen, haben wir schon viel erreicht. Ein Pilotprojekt kann eine Lösung sein, wenn es gut vorbereitet und durchgeführt wird.

Ein erfolgreiches LSS Projekt: 8 Richtlinien, die dabei helfen können. Beachten Sie diese Tipps, damit Sie mit dem Projekt starten können:

1. Erstellen Sie einen Plan zur Durchführung des Pilotprojekts

Mit einem guten Plan wird der Pilot zu mehr als einem verherrlichten Versuch und Irrtum. Wie ich in meinem vorigen Artikel beschrieben habe, ist es wichtig, die Denkweise vom Bauchgefühl zum Management durch Fakten zu ändern. Ein gründlich vorbereiteter Pilot gehört dazu und wird uns mehr geben als nur etwas zu tun und zu hoffen, dass es hilft.

2. Erstellen Sie einen Datenerfassungsplan

Daten können uns zur Lösung führen, aber auch hier ist eine gute Vorbereitung entscheidend. Deshalb vereinbaren wir im Voraus, wer wann, wo und wie welche Daten für die Zwecke des Pilotprojekts und die Auswertung des Pilotprojekts erheben wird.

3. Kommunikation des Ansatzes und der Strategie

Transparenz hilft, Verschwendung zu vermeiden. Klare, unmissverständliche Kommunikation hilft. Vergewissern Sie sich, dass alle (direkten und indirekten) Interessengruppen über den Ansatz und die Gründe für das Pilotprojekt informiert sind. Eine Lean Six Sigma-Projektmethode wie A3 Management kann dabei helfen.

4. Personal ausbilden

Die beteiligten Mitarbeiter sollten nicht nur wissen, was passiert, sondern auch genau wissen, was von ihnen erwartet wird, damit das Pilotprojekt ein Erfolg wird.

5. Durchführung des Pilotprojekts und der Datenerhebung gemäß dem Plan

Dies gilt für alle Aufgaben und Komponenten des Pilotprojekts. Sollte es notwendig sein, vom Plan abzuweichen, gehen Sie die vorherigen Schritte erneut durch. Wir können es uns nicht leisten, das Pilotprojekt (teilweise) anders zu gestalten, so dass z.B. ein Gespräch mit einem Kunden auf der Grundlage falscher oder unvollständiger Informationen geführt wird.

6. Bewerten Sie die Wirksamkeit der Lösung

Bewerten Sie die neue Leistung des Prozesses (“Prozessfähigkeit”) und testen Sie sie anhand des Verbesserungsziels. Verwenden Sie nach Möglichkeit Statistiken als Hilfsmittel. Bevorzugen Sie Fakten gegenüber Meinungen und Annahmen (Management by Fact).

7. Stellen Sie fest, ob es andere (verbleibende) Ursache-Wirkungs-Beziehungen gibt, die zur Erreichung des Verbesserungsziels beitragen können.

Selbst ein erfolgreiches Pilotprojekt kann uns lehren, dass wir die angestrebte Verbesserung (noch) nicht vollständig erreichen können. Eine Erklärung könnte sein, dass es andere Ursache-Wirkungs-Beziehungen in dem zu verbessernden Prozess gibt. In diesem Fall kann ein Folgepilot erforderlich sein, für den wir (später) ebenfalls diese 8 Schritte separat durchgehen werden.

8. Evaluierung der Umsetzung des gesamten Pilotprojekts

Wir können eine Menge lernen, wenn wir uns Fragen wie diese stellen: Waren alle Anweisungen klar? Wurden alle Anweisungen befolgt? Gab es einen Bedarf an zusätzlichen Informationen? Welche anderen Formen oder Instrumente hätten wir verwenden können? Sind unerwartete Dinge passiert? Gibt es bei dem geänderten oder neuen Verfahren Probleme, die wir noch angehen müssen? Gibt es einen Aktionsplan zur Lösung dieser Probleme?

Kurzum, ein Pilotprojekt ist ein wirkungsvolles Instrument und hat sich meiner Meinung nach bei Verbesserungsprojekten bewährt. Eine gute Vorbereitung, eine gründliche Durchführung und eine positiv-kritische Bewertung tragen zum Erfolg eines Pilotprojekts bei. Außerdem stellen wir auf diese Weise unsere Annahmen in Frage, und das hat noch nie einen Prozess verschlechtert.

Es gäbe noch viel über den Pilotfilm zu sagen, und ich würde gerne in einem separaten Artikel darauf zurückkommen. Ich bin auch neugierig auf die Erfahrungen, die andere mit dem Pilotprojekt als Verbesserungsinstrument gemacht haben. Ich würde mich über Ihre Reaktionen im Voraus freuen.