5 Schwerpunkte bei Veränderung (Change)

“Wir wollen uns verändern, aber wir wollen nicht verändert werden”.

“Würden Sie mir einen großen Gefallen tun? Ja, natürlich.

Möchten Sie Ihre Arbeitsabläufe anpassen? Äh … nein.

Ja, aber die Ergebnisse hinken hinterher, und wir müssen etwas tun.

Lesen Sie hier, wie Sie zurückgebliebene Ergebnisse wirklich in den Griff bekommen können.

Prozessverbesserung ist oft gleichbedeutend mit “Veränderung”, Dinge anders machen. Die kontinuierliche Verbesserung mit der Lean Six Sigma-Methodik ist nicht anders. Der durch eine Veränderung erzielte Effekt ist die Qualität mal die Akzeptanz (Effekt = Qualität x Akzeptanz). Die Qualität eines Lean Six Sigma-Verbesserungsprojekts kann so hoch sein wie eine gute Schulung und ein gutes Coaching, aber wenn wir die Organisation nicht an Bord holen (Akzeptanz), wird das Verbesserungsprojekt nichts bringen. Auf der Grundlage praktischer Erfahrungen mit Verbesserungsprogrammen in verschiedenen Organisationen sind hier 5 Schwerpunkte bei Veränderung aufgeführt, die bei einer Veränderung beachtet werden sollten. Diese Punkte ergänzen sich, der eine schließt den anderen nicht aus. Mehr noch: Es wird empfohlen, so viele dieser Punkte wie möglich in Ihr Verbesserungsprogramm einzubauen.

1. Es ist wichtig, was wir tun

Dem Verbesserungsteam und den Beteiligten muss klar sein, dass das Lean Six Sigma-Projekt zu den strategischen Zielen der Organisation beiträgt. Zum Beispiel, um die Produktivität zu erhöhen, die Kosten zu senken oder den Umsatz zu steigern. Dies schafft Dringlichkeit.

Ein konkretes Beispiel ist ein Verbesserungsteam, das mit Hilfe von Datenanalysen nachgewiesen hat, dass die Ausfallzeit einer kritischen Maschine im Produktionsprozess direkt mit dem Umsatz zusammenhängt. Die Ausfallzeit dieser Maschine ist zu einem wichtigen Leistungsindikator (KPI) geworden. Die Unternehmensleitung hat sich eine Betriebsverfügbarkeit von 98 % zum Ziel gesetzt, die nicht erreicht wird. Es muss also alles getan werden, um dies zu erreichen.

Jeder weiß heute, dass ein direkter Zusammenhang zwischen der Betriebsbereitschaft dieser Maschine und dem Umsatz des Unternehmens besteht.

Jetzt, wo jeder in der Organisation es wirklich “verstanden” hat, wird sich etwas ändern.

2. Es ist unsere eigene Idee, die das Problem lösen wird

Als zweiter Punkt der 5 Schwerpunkte bei Veränderung. Ein Merkmal von Verbesserungsteams ist, dass sie multidisziplinär zusammengesetzt sind. Häufig werden die Basismessung und die Analysen von einem Lean Six Sigma-Spezialisten durchgeführt. Diese Ergebnisse werden dann in Sitzungen mit dem Team ausgetauscht.

So konzentrierte sich beispielsweise ein Verbesserungsteam darauf, die Wartezeiten im Prozess zu minimieren. Das Team bestand aus Verfahrenskontrolleuren und Wartungstechnikern. Jeder hatte ein “Puzzlestück” aus seinem Fachgebiet, die Lösung des Problems. Es wurde relativ viel Zeit auf die Definition und Analyse des Problems verwendet. Infolgedessen ergaben sich die Lösungen von selbst. Der Hauptvorteil dieses multidisziplinären Teams besteht darin, dass alle Beteiligten davon überzeugt sind, dass die gewählte Lösung die Wartezeiten im Betriebsprozess minimieren wird. Die Lösung war in diesem Fall eine “Checkliste”, denn alle Ursachen für die beobachteten Wartezeiten hatten mit der Ausrichtung und Planung zu tun.

In diesem Beispiel handelt es sich um eine Organisation mit einem vollständig kontinuierlichen Zeitplan, und es gibt, nun ja, 5 Organisationen (Pivots) innerhalb eines Unternehmens. Die erste Reaktion der anderen Spindeln war: “Noch eine Liste?  Dies ist eine logische Reaktion, da diese Mitarbeiter die Ursachen des Problems nicht kennen. Ein Prozessmanager aus dem Verbesserungsteam erläuterte daher seinen direkten Kollegen aus den verschiedenen Spindeln den Hintergrund des Problems. Die Kollegen haben begonnen, den zusätzlichen Nutzen der Checkliste zu verstehen. Dies setzte einen Wandel in Gang.

3. Wir können selbst Entscheidungen treffen

Die Verwaltung hat ein Budget für die fünf operativen Spindeln zur Verfügung gestellt. Dieses Budget kann für Maßnahmen ausgegeben werden, die die Leistung direkt steigern. Dies spart Zeit bei der Umsetzung von Verbesserungen und – was mindestens ebenso wichtig ist – erhöht die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter für das Verbesserungsprogramm. Es geht nicht um komplexe Probleme, sondern um Probleme, für die die Lösung auf der Hand liegt.

Ein Beispiel ist ein Unternehmen für den Containerumschlag, bei dem die Container mit einem großen Kran vom Schiff genommen und auf einen Anhänger gesetzt werden. Viele Kranführer beklagten sich darüber, dass sie bei Dunkelheit die Ecken des Anhängers schlecht sehen konnten. Infolgedessen verloren sie viel Zeit bei der Aufstellung der Container. Die Lösung war so einfach wie effektiv: Die Ecken aller Anhänger wurden mit fluoreszierender Farbe gestrichen, so dass sie auch im Dunkeln gut sichtbar sind. Das Ergebnis: höhere Leistung, zufriedene Kranführer und zufriedenes Management – die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Wandel.

Schaffung eines Gefühls der Dringlichkeit in einem Verbesserungsteam. Gemeinsam mit einem Verbesserungsteam wirklich zu verstehen, was die wesentlichen Ursachen eines Problems sind, gemeinsam eine Lösung zu finden und über die Mittel zu verfügen, um die täglichen Probleme auf wirksame Weise zu lösen. Dies sind drei wichtige Elemente, die den Verbesserungsteams Energie geben, um ein gutes Ergebnis zu erzielen. Die nächsten beiden Punkte richten sich speziell an das Management. Auch sie müssen sich bewegen. Der Business Case muss der Geschäftsleitung bekannt sein und Dringlichkeit erfordern. Darüber hinaus muss die “bestehende Organisation” in die “Verbesserungsorganisation” integriert werden, um Verbesserungsmaßnahmen schnell umsetzen zu können. 

4. Wir geben kein Geld aus

Es ist kein Zufall, dass bereits in der ersten Phase – der Definitionsphase – für jedes Verbesserungsteam ein Business Case erstellt werden sollte. Auf diese Weise wird bereits in einem frühen Stadium des Prozesses Unterstützung für den Wandel geschaffen. Ein guter Business Case schafft Dringlichkeit, vor allem im Management. Die besten Verbesserungsprojekte sind diejenigen, die aufgrund ihres großen Verbesserungspotenzials vom Management nicht ignoriert werden können. Diese Verbesserungsprojekte verkaufen sich von selbst.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die Kosten eines Verbesserungsprojekts oft relativ schnell klar sind, der Nutzen aber schwieriger zu bestimmen ist. Dennoch sollte ein Lean Six Sigma-Spezialist immer einen ersten Hinweis auf der Grundlage des damaligen Wissensstandes geben. Dadurch wird sichergestellt, dass ein Verbesserungsprojekt mit hohem Nutzen nicht “stagniert”, wenn die Dinge etwas schwieriger werden. Trotz der Tatsache, dass für die Verwirklichung der Verbesserung eine Menge Aufwand betrieben werden muss, machen wir weiter. Schließlich wollen wir alle von den Vorteilen profitieren.

5. Das System stimuliert den Wandel

Viele Organisationen beginnen mit Lean Six Sigma nach dem so genannten “Expertenmodell”: inhaltlich orientierte Experten, die relativ isolierte Verbesserungsprojekte zu einem guten Ergebnis bringen. Verbesserungsprojekte entstehen von unten nach oben und werden dann an das Management “verkauft”. Hier unten beschrieben: der letzte Punkt der 5 Schwerpunkte bei Veränderung.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die Organisation nach einiger Zeit merkt, dass dies eine Sackgasse ist. Sie führt nicht zu einer Anpassung der Systeme und Strukturen. Und das ist notwendig, um Verbesserungsmaßnahmen schnell und effektiv umsetzen zu können. Dann wird eine Bewegung in Richtung des “Führungsmodells” in Gang gesetzt, ein gezielter Top-Down-Ansatz der Linienorganisation. Es entsteht die Einsicht, dass der strukturierte Lean Six Sigma-Ansatz zur Verbesserung funktioniert, und so werden die Menschen dazu veranlasst, “das System” – die Arbeitsweise – an diesen Ansatz anzupassen.

Zum Beispiel hat eine Organisation begonnen, die Ausbildung zu professionalisieren. Es wird ein Verfahren eingerichtet, um neue Arbeitsmethoden so schnell wie möglich allen bekannt zu machen. Verbesserung ist nicht etwas, das man nebenbei macht, sondern Teil der Arbeit.

Verbesserung geht weiter als eine Struktur zu haben

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass kontinuierliche Verbesserung mehr ist als die gründliche und strukturierte Durchführung von Verbesserungsprojekten. Um eine signifikante Verbesserung zu erreichen, ist die Motivation wichtig, nicht nur innerhalb des Verbesserungsteams, sondern auch in der gesamten Organisation.
Der Kunde, für den wir das alles machen, muss durch sein Problem wachgehalten werden.
Das Bedürfnis nach Veränderung muss auf natürliche Weise geweckt werden; die Veränderung muss eine logische Folge sein.

Dem Wandel sollte nichts im Wege stehen. Ein Verbesserungsprojekt muss also nachweislich von strategischer Bedeutung sein, die Lösung des Problems muss logisch sein, und es muss ein Budget zur Verfügung stehen, um Verbesserungen schnell umzusetzen.
Sind Sie weiter interessiert, wie wir Ihnen mit diesen 5 Schwerpunkte bei Veränderung helfen können? Rufen Sie uns an.