PDCA, auch bekannt als der Plan-Do-Check-Act-Zyklus, ist eine bewährte und leistungsfähige Verbesserungsmethode, die in Organisationen weit verbreitet ist. Mit dem PDCA-Zyklus werden Pläne erstellt, Maßnahmen durchgeführt und eine kontinuierliche Bewertung vorgenommen. Ziel dieses Zyklus ist es, eine kontinuierliche Qualität zu gewährleisten. Aus diesem Grund wird viel evaluiert, so dass Anpassungen vorgenommen werden können und der Prozess wieder von vorne beginnen kann.
DIE KRAFT DES PDCA-ZYKLUS
Der PDCA-Zyklus, eine Prozessverbesserungsmethode von Deming, ist ein Modell aus den 1930er Jahren. Es ist eine der ältesten und beliebtesten Methoden, die in der Verwaltung eines jeden Unternehmens eingesetzt wird. Der Zyklus bietet Einblicke in eine Reihe wichtiger Fragen, nämlich:
– Einfache Methodik, für jede Branche möglich
Der PDCA-Zyklus ist einfach anzuwenden und eignet sich für jede Branche. Es bietet einen großen Mehrwert, der sofort umgesetzt werden kann.
– Einblicke in den Wettbewerb
Der PDCA-Zyklus ermöglicht es Ihnen, die Ziele eines Unternehmens zu betrachten. Auch Engpässe werden kartiert. Außerdem werden Konkurrenten ermittelt, die in bestimmten Punkten besser abschneiden. Auf der Grundlage all dieser Informationen können neue Ziele formuliert werden, um einen verbesserten Prozess zu gewährleisten.
– Verwendung der richtigen Ziele
Im PDCA-Zyklus werden die Ziele in einer SMARTen Weise formuliert. Für viele Unternehmen bedeutet dies, dass die Ziele überprüft werden. Im vierten Schritt werden die Ziele häufig angepasst und korrigiert, nachdem in Schritt 3 eine Bewertung vorgenommen wurde.
– Struktur der Prozesse
Messen heißt wissen, und bei diesem Zyklus findet sowohl in Schritt 2 als auch in Schritt 3 eine kontinuierliche Überwachung statt. Auf diese Weise werden viele Informationen gesammelt, die den Prozessen mehr Struktur verleihen. Was läuft gut, was kann verbessert werden? Dies sind Fragen, die im Zyklus gestellt werden.
PDCA-ZYKLUS IN DER PRAXIS
In der Praxis sieht die Ausarbeitung einer Methode oft anders aus. Der PDCA-Zyklus besteht aus vier Schritten: Planen, Durchführen, Überprüfen und Handeln.
PLAN
Der Plan ist der erste Schritt im PDCA-Zyklus. In diesem ersten Schritt wird ein Plan erstellt, in dem die angestrebten Ergebnisse klar beschrieben werden. Das bedeutet, dass die Ziele SMART (spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch und zeitgebunden) formuliert werden müssen. Es ist auch notwendig, dass die Voraussetzungen und alle verfügbaren Ressourcen beschrieben werden.
DO
Der zweite Schritt, Do, betrifft die Ausführung und Umsetzung des genehmigten Plans. Die Aktivitäten und Leistungen werden während der Durchführung kontinuierlich aufgezeichnet und bewertet. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten die Dringlichkeit spüren, die Politik umzusetzen und die richtigen Ergebnisse zu erzielen. Die Überwachung der Aktivitäten und Leistungen gibt einen besseren Einblick in die Fortschritte und in das, was möglicherweise anders gemacht werden könnte.
CHECK
Im dritten Schritt des PDCA-Zyklus, auch Check genannt, geht es darum, die erzielten Ergebnisse mit den vom Unternehmen angestrebten Ergebnissen zu vergleichen. Die Unterschiede und ihre möglichen Ursachen werden eingehend untersucht. Dabei werden Fragen wie “Ist die Politik wirksam?” und “Erreichen wir auf diese Weise das gewünschte Ergebnis?” gestellt.
ACT
Der letzte Schritt, Act, wird nach der Bewertung in Schritt 3 angepasst. Es werden bestimmte Maßnahmen ergriffen, um die formulierten Ergebnisse dennoch zu erreichen. Der PDCA-Zyklus ermöglicht es, Verbesserungspunkte und Schwachstellen genau zu erfassen. Aus der Bewertung ergeben sich weitere Schritte, die im vierten Schritt, dem Handeln, angewendet werden können.
WANN WIRD DER PDCA-ZYKLUS ANGEWENDET?
Der PDCA-Zyklus kann in jedem Sektor angewendet werden. Es kann auch für jeden Prozess verwendet werden, der verbessert werden muss. Die häufigsten Prozesse, bei denen der PDCA-Zyklus angewendet wird, sind:
Verbesserung der finanziellen Leistungsfähigkeit eines Unternehmens
Höhere Kundenzufriedenheit bei geringeren Kosten
Verbesserung der Qualität bei verschiedenen Tätigkeiten
WICHTIGE UNTERSTÜTZENDE LEAN-TOOLS
Der PDCA-Zyklus ist so stark, dass er mit verschiedenen Instrumenten aus der Lean-Welt kombiniert werden kann. Durch den Einsatz anderer Instrumente lernt man, den Kreislauf noch besser zu durchdringen, und die Erkenntnisse können noch klarer herausgearbeitet werden.
WERKZEUGE FÜR DIE PLANUNGSPHASE
Die folgenden Instrumente sind in der ersten Phase, auch Planungsphase genannt, wirksam:
5 mal warum
Die 5-mal-warum-Methode ist ein sehr effektives Six-Sigma-Tool. Toyota entwickelte das Tool für produktionsbezogene Probleme. Inzwischen ist dieses Instrument bei vielen Unternehmen sehr beliebt.
Mit dem 5-maligen Warum-Tool ermitteln Sie die Ursache eines Problems, indem Sie die Warum-Frage 5-mal stellen. Zunächst wird das Problem identifiziert, d. h.: “Warum ist dieses Problem aufgetreten”. Die Antwort ist ein neues oder anderes Problem. Anschließend wird die Frage “Wo ist dieses Problem entstanden?” beantwortet. Diese Schritte werden so lange wiederholt, bis man zum Kern des Problems, auch als Ursache bekannt, gelangt. Die eigentliche Ursache wird in der nächsten Phase herausgearbeitet. Es ist üblich, eine Mind Map zu erstellen, um die Analyse zu visualisieren.
Wertstromanalyse (VSM)
Mit Value Stream Mapping (VSM) wird ein Prozess vollständig sichtbar gemacht und mit so vielen relevanten Daten und Informationen wie möglich ergänzt. So entsteht ein klarer Überblick darüber, wie ein Produkt den Prozess durchläuft und den Kunden erreicht. Außerdem erhält man Einblicke in alle Verschwendungen und überflüssigen Schritte, die im Prozess gemacht werden.
Diagramm der Schwimmspur
Ein Swim-Lane-Diagramm oder Flussdiagramm unterscheidet die Aufteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten für Teilprozesse eines großen Geschäftsprozesses. Dieses Werkzeug kann sowohl horizontal als auch vertikal aufgestellt werden.
WERKZEUGE FÜR DIE DO-PHASE
Bekannte Werkzeuge, die häufig in der Do-Phase eingesetzt werden:
Erhöhung der Datenqualität
In dieser Phase ist die Qualität Ihrer Daten entscheidend. Schließlich werden eine Menge Daten und Informationen registriert. Sind Ihre Daten nicht auf dem neuesten Stand? Dann erhalten Sie unzuverlässige Informationen, die Sie daran hindern, Ihre Prozesse auf die richtige Weise zu verbessern.
Business Intelligence-Tools
In der Do-Phase werden Daten gesammelt. Durch den Einsatz von Business Intelligence-Tools können Sie eine Vielzahl von Daten problemlos erfassen, kategorisieren und überwachen. Das spart eine Menge Zeit.
WERKZEUGE FÜR DIE KONTROLLPHASE
Während der Kontrollphase werden die gesammelten Daten überwacht und gegebenenfalls angepasst. Werkzeuge, die dies effizient tun können, sind:
KPI-Dashboard
In der Check-Phase werden verschiedene Analysen durchgeführt. Aus diesen Analysen ergeben sich bestimmte Ergebnisse. Stimmen diese mit den KPIs des Unternehmens überein? Wenn nicht, wie kann dies effizient angepasst werden? Wo laufen die Dinge gut und wo laufen sie schief? Indem sie einen Einblick in diesen Bereich gewähren, kann ein gutes Feedback gegeben werden.
Rückmeldung
Bei der Diskussion der gesammelten Informationen werden die Ziele aus der ersten Phase hinzugefügt. Welches Ziel wurde erreicht? Welches Ziel muss angepasst werden und welches Ziel kann gestrichen werden? Es gibt viele Fragen, die beantwortet werden müssen.
WERKZEUGE FÜR DIE AKTIONSPHASE
In der Act-Phase werden Verbesserungen vorgenommen. Es werden Tests durchgeführt und das Verfahren wird verbessert. Die Tests werden überwacht, um zu sehen, wie das neue Ziel erreicht wird. Anschließend befassen wir uns mit Instrumenten wie dem Prozessmanagement. Beim Prozessmanagement wird ein Prozess umgestaltet. Hier kommen viele Aspekte ins Spiel, die den letzten Schritt kompliziert machen können.
PDCA-ZYKLUS IN UNSEREN AUSBILDUNGSKURSEN
Erste Schritte mit dem PDCA-Zyklus? Der PDCA-Zyklus wird in unseren Lean- und Green Belt-Schulungen behandelt. Fordern Sie den Studienführer an, um weitere Informationen über die Studienprogramme, Prüfungen und die Vorbereitung zu erhalten. Oder kontaktieren Sie uns für eine maßgeschneiderte Studienberatung.